こんにちは！デジタル行政推進課の職員です。今回は、市役所業務のデジタル化に挑んだ、若手職員達の挑戦記をご紹介します。

調布市は、デジタル化総合戦略に基づき、「デジタルツールを使いこなす職員」を育成し、業務を効率的に進めるための環境づくりを目指しています。その一環として、若手・中堅職員を中心とするプロジェクトチーム（以下、「PT」）を立ち上げ、デジタルの力で従来の業務を効率化できないか、現場を知る職員の声を起点に検討を始めました。

非効率業務No.1は「会議」

PTでは、まず非効率な業務を考えるワークショップを実施。職員の実感として「会議」が最大の問題児であることが分かりました。資料作成、調整、対面文化、長時間の会議、議事録作成などが職員の負担となっていたのです。

たかが「チャット」、されど「チャット」。

課題解決に向け、組織全体で使えるツールを検討。そこで、浮上したのが「ビジネスチャット」です。チャットのメリット（下図）を踏まえ「資料の印刷・配布の時間とコストの削減や議事録の省略、会議進行の短縮化に活用できるのではないかと仮説を立て、試行錯誤を始めました。

試行錯誤の中で生まれた「チャット活用キャンペーン」

試行錯誤の中で、庁内全体のチャット利用率が低い現状も見えてきました。そこで、PTは「チャット活用キャンペーン」を企画。職員に庁内連絡はチャットで行うことを推奨し、チャットをもっと身近なツールとして利用してもらうことから始めました。そのうえで、「会議効率化ガイドライン」を作成し、会議を実施しない意識もポイントに挙げつつ、会議へのチャットの活用に関する具体的な方法やヒントを共有しています。

市役所業務の未来を見据えて

取組み開始後、約３か月が経過したところですが、チャット投稿数はキャンペーン開始前から40％向上し、一部の職員からは「ビジネスチャットの利便性に気づき始めた」といったポジティブな声も寄せられています。本取組は、試行錯誤の段階ですが、フィードバックをもとに、今後も改善を重ねる予定です。

今回のPTメンバーは、所属での業務がある中、有志で参加してくれました。業務改革を進めるには、便利なツール以上に前向きな職員の存在が最も重要だと改めて気付かされました。今後も「まずやってみる」精神を大切にし、より良い市役所づくりに努めていきます。皆さんの温かい応援を頂けると嬉しいです！